Yes! Weer een échte training!

Yes! Eindelijk mag je als (externe) trainer weer voor een groep een training verzorgen. Niet via Zoom vanuit huis, maar écht. Net als vroeger: in een ruimte, met een flipover en een beamer. Met deelnemers die in diezelfde ruimte aanwezig zijn. En niet als vroeger – met anderhalve meter afstand.

Bij je voorbereidingen houd je daar rekening mee. Je loopt de opdrachten nog eens na – kunnen deze worden uitgevoerd, of moet er nog iets worden aangepast? En je zorgt dat alle materialen op tijd zijn gekopieerd en klaarliggen.

Normaal gesproken loop je lekker door de ruimte en geef je de materialen per persoon aan. Hoe doe je dat nu? Werp je ze vanaf een afstand aan? (Bonus punt als je vangt!) Geef je ze met gestrekte arm en laat je je deelnemer zich ook lekker uitstrekken (meteen een rekoefening!). Of los jij het anders op?

Een oplossing kan zijn om de materialen in enveloppen op de tafels klaar te leggen. Zo kom je niet in de persoonlijke ruimte van je deelnemers en geef je niet al je opdrachten in één keer prijs.

Meer tips om op 1,5 meter te trainen? Download ons e-book met tips.

De TD goed opleiden

Hoe zorg je voor een goed opgeleide technische dienst? Deze vraag stelde een van de deelnemers tijdens een platformdiscussie. De andere deelnemers wilden daar best hun ervaringen over delen. De verschillende ervaringen met scholingen voor technische diensten zorgden voor een compleet beeld.

Het belangrijkste uitgangspunt is dat de vorm van opleiden die gekozen wordt, best past bij het bedrijf. Ben je op zoek naar een opleiding? Dan zijn dit de tips die je mee kunt nemen:

Kijk goed naar het beginniveau van de deelnemers. Veel opleidingen zijn best pittig. Wanneer je medewerkers het niveau maar net aankunnen, is de kans dat veel deelnemers uitvallen groot.

Zorg voor een grote praktijkcomponent. Een opleiding waar veel theorie in zit, die niet direct wordt gekoppeld aan de praktijk, is voor veel deelnemers lastig. Deelnemers leren liever van opdracht waar de theorie uit voortkomt, dan theorie die ze zelf moeten vertalen naar de praktijk.

Inventariseer, voor je een opleiding kiest, goed welke kennis er echt nodig is. Kies vervolgens een opleiding die dat biedt. Dat zorgt voor een grotere motivatie bij de deelnemers, zij zien dat het aanbod echt aansluit op hun leervraag.

Opleiden vs productiedruk

Hoe vind je de balans tussen opleiden en productiedruk? Dit is en blijft, een heel lastig gegeven. Opleiden is belangrijk, maar de productiedruk blijft vaak leidend. In een platformbijeenkomst werden drie waardevolle tips gegeven om hier goed mee om te gaan.

Door opleiden onderdeel van het jaarplan te maken, krijgt dit een grotere prioriteit. Let wel op dat opleiden bedoeld is om kennis en vaardigheden te verwerken, niet om “vinkjes” te halen. 

Zorg voor betrokkenheid bij de leidinggevende voor de opleiding. Dit kan bijvoorbeeld door het invoeren van confirmatierondes. Hierbij wordt op de werkvloer gecheckt hoe het zit met kennis. Hierdoor wordt het meteen duidelijk hoe de inbedding van de opleiding in productie is. Je toetst dan ook of de gekozen opleiding voldoende aansluit bij de praktijk.

Stel de “what if”-vraag. Wat als  als we mensen niet opleiden? Wat is dan het risico? Dit maakt het vaak direct duidelijk waarom er gekozen is om wel op te leiden. Zonder opleiding is het gevaar op voedselveiligheidsproblemen en ongevallen een stuk groter. Na een incident is er vaak opeens tijd voor trainen en toolbox-sessies.

Bedrijven die geen incidenten willen, werken proactief en preventief, op lange termijn levert dit veel meer op!

Een succesvolle opleiding

Sommige bedrijfsopleidingen zijn een daverend succes, terwijl opleidingen maar niet van de grond komen. Wat is het geheim van een succesvolle opleiding? Tijdens de kennissessie van 20 maart werd hierover gediscusieerd. De deelnemers wisselden tips uit en dachten met elkaar mee om te zorgen dat nieuwe opleidingen goed van start gaan en blijven lopen.

De 6 tips beste die gedeeld werden door de deelnemers van het platform delen we hier graag.

  1. Zorg voor commitment van het MT, wanneer dit er niet is, is de kans op succes heel klein.
  2. De mentor van de opleiding is een belangrijke stimulans voor deelnemers. Een goed toegeruste, actieve mentor vergroot de kans op succes.
  3. Zorg voor persoonlijk contact. Één op één contact werkt beter dan contact via mail of in grotere bijeenkomsten. Regelmatig een kort contactmoment is heel effectief.
  4. Laat de regie bij de deelnemer. Ook tijdens de contactmomenten blijft de deelnemer in regie. In plaats van een doel mede te delen, stel je de vraag “wat denk jij dat er mogelijk is?” Hierdoor is de kans op naleven hiervan veel groter.
  5. Zorg voor duidelijke doelen met bijbehorende termijn. De mentor bespreekt met de deelnemer wat wanneer klaar moet zijn. Het grote doel (wanneer de hele opleiding afgerond moet zijn) wordt vaak door een leidinggevende vastgesteld.  Door samen met de deelnemer het doel klein te maken, is de kans op succes groter.
  6. Sluit aan op de leervoorkeur van de deelnemers. Bij bedrijven waar de gemiddelde leeftijd van deelnemers minder hoog is, werkt digitaal leren heel goed. Wanneer deelnemers digitaal niet zo vaardig zijn, kan een papieren variant juist handiger zijn.

Kennis in een handboek

Iedereen weet op zijn werkplek wat van hem wordt verwacht en het proces draait als een zonnetje. Heel fijn! Om ervoor te zorgen dat dit zo blijft, is het belangrijk dat de aanwezige kennis wordt geborgd. Dit kan op verschillende manieren gebeuren. Een van die manieren is door middel van een handboek. In een handboek worden processen en procedures vastgelegd.

Kerkdijk Brenda is senior consultant en trainer bij KTBA en helpt bedrijven bij het implementeren van kwaliteitssystemen en het opzetten van handboeken. Zij beantwoordt 5 vragen over handboeken en het opstellen hiervan.

Wat is het doel van een handboek?

In een handboek leg je vast wie wat wanneer doet. Vaak wordt er gebruik gemaakt van schema’s die in één oogopslag het proces in kaart brengen. Deze processchema’s worden vervolgens verder toegelicht, zodat duidelijk wordt:

  • wat het doel van het proces is;
  • wat de benodigde grond- en hulpstoffen en/of verpakkingsmaterialen zijn;
  • welke benodigde apparatuur en instellingen worden gebruikt;
  • wat de procesparameters zijn;
  • hoe het proces gecontroleerd en, indien nodig, bijgestuurd wordt;
  • hoe de controles en parameters worden geregistreerd en gearchiveerd;
  • wie het proces uitvoert;
  • wie eindverantwoordelijk voor het proces is;
  • welke delen van het MES- en ERP-systeem hierbij nodig zijn;
  • welke formulieren bij dit proces horen;
  • etc.

Is een bedrijf verplicht een handboek te hebben?

Nee, het hebben van een handboek is geen verplichting. Een bedrijf is wel verplicht om zich aan de wetgeving en HACCP te houden. Je moet aantoonbaar voedselveilig werken en bepaalde gegevens vastleggen. Hoe je dit doet, staat ieder bedrijf vrij. Meestal gebeurt dit digitaal, maar als je alles duidelijk hebt vastgelegd op post-its, is dat ook goed.

Anders is het wanneer een bedrijf een certificering wil, zoals FSSC 22000. Dan is een handboek wel een vereiste.

Wat is het voordeel van een handboek?

Wanneer een handboek goed is opgesteld, zorgt dit voor houvast. Iedereen ziet precies hoe een proces in elkaar zit en wie waar verantwoordelijk voor is. Wanneer het handboek goed wordt onderhouden, is dit de plaats om op zoek te gaan naar gegevens over het proces. Alles staat bij elkaar en, als het goed is, in een duidelijke structuur. Wanneer je informatie wilt over een ander proces dan het proces waar aan je zelf werkt, dan kun je dat snel opzoeken.

Hoe zorg je er bij het samenstellen van een handboek voor dat het goed wordt?

Wanneer je een handboek opstelt, of verbetert, zijn dit de aandachtpunten waar je rekening mee mag houden:

  • zorg voor een heldere structuur, verstopte informatie wordt vergeten en levert een grotere kans op fouten op;
  • maak de teksten niet onnodig moeilijk. Gebruik duidelijke taal en korte zinnen, om te zorgen dat de teksten goed leesbaar zijn. Zorg dat afkortingen terug te vinden zijn en licht moeilijke woorden toe;
  • gebruik de juiste expertise. Vraag input aan degenen die de meeste kennis hebben en controleer dit met de mensen die de dagelijkse werkzaamheden uitvoeren;
  • zorg dat het handboek toegankelijk is voor iedereen. Wanneer een handboek alleen te vinden is na een digitale speurtocht, is de kans klein dat het echt gebruikt wordt;
  • zorg dat iedereen getraind is om met het systeem te werken. Zeker wanneer een handboek in een nieuw (kwaliteits)systseem staat, is het belangrijk dat iedereen kennis heeft van dit systeem. Mensen helpen hier wegwijs in te worden, voorkomt fouten in de toekomst.

Welke veelvoorkomende fout zie je bij het opstellen van een handboek en hoe kun je die voorkomen?

Regelmatig kom ik handboeken tegen die niet geschreven zijn voor en door de medewerkers, maar geschreven zijn om een auditor tevreden te stellen. Hierin staat vaak veel te moeilijke taal en termen die men op de vloer niet kent. Het handboek klopt dus wel bij de praktijk maar is niet bruikbaar voor de mensen die er mee moeten werken.

Een tweede veel voorkomende fout is een handboek dat helemaal niet aansluit bij wat er in de praktijk gebeurt, dit betekent vaak dat het een ‘QA kunstje’ is. Het handboek is dus niet geïmplementeerd, de mensen zijn niet  betrokken en niet getraind en hebben geen idee wat er in het handboek staat. Het handboek wordt niet als middel gebruikt om de juiste dingen te doen maar als doel om het certificaat te halen.

Bij veel oudere bestaande kwaliteitshandboeken zien we een ‘wildgroei’ aan documenten. Meestal allemaal losse flodders die gemaakt zijn naar aanleiding van minors vanuit audits of eisen van een klant. Een handboek zonder kop en staart, niets is te vinden! Je krijgt dan de zogenaamde paarse krokodil en geen gestructureerd overzicht van de processen en de uitvoer daarvan.

Je kunt bovenstaande fouten voorkomen door regelmatig je handboek te reviewen, mensen op de vloer te betrekken en verantwoordelijk te maken door ze als proceseigenaar te benoemen. Laat het handboek geen QA ding worden maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid zodat er een draagvlak gecreëerd wordt en spreek mensen aan op hun verantwoordelijkheid voor het beheer van de documenten (beoordelingsgesprekken, besprekingen).

Gekwalificeerd personeel

Uit cijfers van het CBS blijkt dat het goed gaat met het aantal werkende mensen in Nederland. Zo goed zelfs, dat in het derde kwartaal van 2019 het totaal aantal banen een record bereikte. Dit aantal was nog nooit eerder zo hoog!

Goed nieuws voor alle mensen die graag willen werken – tegelijkertijd ook een uitdaging voor bedrijven die graag (meer) voldoende gekwalificeerd personeel willen.

Op de discussiepagina van het platform Levensmiddelen & leren kwamen al enkele waardevolle tips voorbij voor bedrijven. Deze delen we graag met je!

Tip 1: Zorg ervoor dat je bekend bent!

Onbekend maakt onbemind. Bijna de helft van alle studenten die hun opleiding afronden, hebben al een baan voor zij helemaal klaar zijn met de opleiding. De meeste studenten blijven bij het bedrijf waar zij stage liepen of op excursie zijn geweest. Door een goed stagebeleid zorg je ervoor dat je bekend en geliefd bent!

Bonus tip: door een goede stagestructuur te bieden aan de praktijkbegeleiders, spring je er nog beter uit! Benieuwd? Op de discussiepagina zie je hoe Oktober dit doet!

Tip 2: Kies personeel dat bij je past en kijk dan naar de kwalificatie.

Het is heel fijn als je goed opgeleid personeel binnen krijgt, maar vaak zijn taken toch net even anders dan bij een ander bedrijf. Daarom is het belangrijker om te kiezen voor personeel dat bij je bedrijf past, dan voor personeel dat helemaal aan het plaatje voldoet. Gemotiveerde mensen leren graag en worden ambassadeur voor je bedrijf. Zo zorgt Zwanenberg ervoor dat ze zelf een werkplekopleiding hebben waar personeel specifiek opgeleid wordt voor de werkzaamheden die zij uitvoeren.

Tip 3: Start een bedrijfsschool.

Wanneer in een regio een cluster van bedrijven de handen in een slaat, kan er in samenwerking met een ROC of AOC gekozen worden voor het starten van een bedrijfsschool. Hiermee leidt je jonge medewerkers op, die stage lopen bij de aangesloten bedrijven. De studenten starten de opleiding vaak met baangarantie.